Web de boda: qué es, qué incluir y cuándo enviarla

Qué es una web de boda (y en qué se diferencia de la invitación)

Una web de boda es una página privada, con un enlace propio, donde vuestros invitados encuentran todo lo que necesitan saber: dónde y a qué hora es cada momento, cómo llegar, dónde dormir, qué ponerse y cómo confirmar asistencia. Se consulta varias veces, desde el día en que reciben el save the date hasta la misma mañana de la boda.

La invitación cumple otra función. Es el anuncio formal, breve y cuidado, con lo esencial: quién os casáis, cuándo y dónde. Todo lo que no cabe en ella sin recargarla —autobuses, alojamiento, alergias, número de cuenta— se queda en la web. Si estáis con la redacción del texto, tenéis una guía aparte sobre qué poner en la invitación de boda, con ejemplos para copiar.

Hoy muchas parejas unen ambas cosas: una invitación digital que se abre con una animación y lleva directamente a la web. La ventaja práctica es enorme: cuando algo cambia, lo cambiáis una vez y todos lo ven actualizado.

Qué incluir en la web de boda: las secciones imprescindibles

Lo que no puede faltar

• Fecha, horarios y lugares. Ceremonia, cóctel, banquete y fiesta, cada uno con su hora y su dirección.
• Cómo llegar. Un mapa y un enlace que abra la ruta en el móvil. Google explica cómo compartir indicaciones desde Google Maps⁠ (se abre en una pestaña nueva) si queréis generar vosotros el enlace.
• Confirmación de asistencia. Con acompañantes, menú, alergias y, si lo hay, autobús.
• Alojamiento. Dos o tres opciones a distintos precios y la distancia hasta la finca.
• Contacto. Un teléfono o correo para dudas, mejor de alguien que no seáis vosotros el último mes.

Lo que os ahorrará decenas de mensajes

• Código de vestimenta y alguna pista práctica: tacón cómodo si hay césped o empedrado, chaqueta si la fiesta es junto al mar.
• Transporte. En España es costumbre poner autobuses entre la iglesia, la finca y la ciudad; indicad horarios de ida y de vuelta.
• Niños. Si están invitados, si hay menú infantil o monitores.
• Lista de bodas o número de cuenta. Con naturalidad y sin insistir.
• Cuenta atrás y botón de «añadir al calendario». Ese botón descarga un archivo .ics que se abre en cualquier agenda; Google detalla cómo importar eventos a Google Calendar⁠ (se abre en una pestaña nueva) desde un archivo así.

Lo opcional que la hace vuestra

Vuestra historia, fotos de la preboda, la playlist, una sección de preguntas frecuentes o recomendaciones de la zona para quien se quede el fin de semana.

Cuándo enviar la web de boda: calendario del save the date a los recordatorios

La web no se envía una sola vez: crece con la boda. Lo habitual en España es este calendario, que conviene adelantar si muchos invitados tienen que coger un avión.

Estos plazos son costumbre, no norma. Lo que sí es firme es la fecha límite de confirmación: el catering y la finca suelen pediros el número cerrado unas semanas antes, así que preguntadles su plazo y restad una semana de margen.

Un save the date digital con el enlace a la web os permite avisar pronto sin tener todavía todos los detalles. Cuando lleguen horarios y menús, la misma web se completa sin enviar nada nuevo. Más abajo, en esta misma página, tenéis la checklist imprimible de la web de boda, ordenada por meses.

Confirmación de asistencia con alergias y lista de invitados

Un formulario de confirmación bien pensado os quita trabajo y también al catering. Preguntad solo lo que vais a usar: asistencia, nombre de los acompañantes, menú, alergias o intolerancias, autobús y, si hace falta, si se quedan a la fiesta.

Las respuestas deberían acabar en una sola lista donde veáis quién ha confirmado, quién no, cuántos menús de cada tipo hay y qué alergias declarar; poder pasarla a una hoja de cálculo es lo que más agradece quien hace el seating o habla con el restaurante. Las webs de nuestros packs incluyen la confirmación con menús, acompañantes y alergias.

Alergias: son datos de salud

Una alergia alimentaria es un dato de salud, y el RGPD los considera una categoría especial de datos. La Agencia Española de Protección de Datos explica en sus preguntas frecuentes cuándo se pueden tratar las categorías especiales de datos⁠ (se abre en una pestaña nueva); el consentimiento explícito es una de esas bases. En la práctica: decid en el formulario para qué lo pedís (el menú), compartidlo solo con el catering y borradlo después de la boda.

Privacidad en la web de boda: qué no publicar

Una web de boda tiene direcciones, horarios y fotos vuestras. Tres reglas sencillas:

1. Enlace privado, no indexado. Que solo llegue a quien recibe la invitación y que no aparezca en Google. Preguntad a quien os haga la web si añade la etiqueta noindex; Google explica cómo bloquear la indexación de una página⁠ (se abre en una pestaña nueva).
2. Nada de datos de terceros a la vista. La lista de invitados, sus teléfonos o sus alergias van a vuestra lista privada, nunca a la página.
3. Cuidado con lo que delata una casa vacía. Si dais la dirección de vuestra casa para regalos, mejor por mensaje privado que en la web; y el número de cuenta, solo en la web privada.

Web de boda en varios idiomas

Si tenéis familia en Francia, amigos de Erasmus en Italia o compañeros de trabajo de Londres, una web en varios idiomas ahorra traducciones improvisadas por WhatsApp. Traducid entero lo práctico (horarios, transporte, confirmación y alojamiento) y dejad para el final los textos más personales.

El número de idiomas depende del pack: tres en el Esencial, cuatro en el Completo y los que necesitéis en el Premium. Cada invitado ve la web en su idioma y todas las confirmaciones llegan a la misma lista.

Boda en España con invitados de fuera: aeropuertos, traslados y alojamiento

Cuando la mitad de los invitados viaja, la web se convierte en su guía del viaje. Pensad en lo que preguntaría alguien que no conoce la zona:

• Aeropuertos. Para una boda en la Serra de Tramuntana, el de Palma; en Menorca, el de Mahón; en las Rías Baixas, los de Vigo y Santiago. Indicad cuánto se tarda por carretera hasta el lugar.
• Traslados. Si ponéis autobús desde un punto céntrico, decid desde dónde y a qué hora sale. Si no, recomendad alquilar coche o reservar taxi con antelación, sobre todo en islas en temporada alta.
• Alojamiento. Agrupar a los invitados en uno o dos hoteles facilita el transporte y la fiesta.
• El fin de semana. Una sección con planes para el día antes o el de después: una cala, una bodega, una ruta corta.

Los diseños de nuestro catálogo nacen en lugares así. Tramuntana sitúa la boda de Paula y Joan en una finca de piedra de la sierra mallorquina; Marea lleva a los invitados por la costa de Menorca con un mapa en el que un velero los acerca a cada lugar; y Hortensia dibuja la ría y el pazo para que nadie se pierda entre carreteras gallegas. Podéis abrir la demo de Hortensia y probarla como si fuerais invitados.

Si uno de los dos es extranjero

Para casarse por lo civil en España hay que acreditar antes la capacidad matrimonial mediante un expediente en el Registro Civil o un acta ante notario del domicilio de uno de los contrayentes, según resume el portal de la Administración sobre el matrimonio en España⁠ (se abre en una pestaña nueva). Si ambos sois extranjeros, podéis casaros aquí con la forma española o la de la ley personal de cualquiera de los dos. Los documentos que pida cada registro cambian según el país de origen, así que consultad con tiempo y no fijéis la fecha de la web hasta tenerlo claro.

Ideas para que vuestra web de boda sea bonita (y coherente con la invitación)

• Coherencia. Misma paleta, misma tipografía y mismas ilustraciones que la invitación y el save the date. Si el sobre lleva lacre, que la web lo recuerde.
• Fotos con intención. Mejor tres fotos buenas que una galería entera. Una de vosotros, una del lugar, una de un detalle.
• Una ilustración del lugar. La fachada de la finca o el mapa de la zona dibujado a mano dan carácter y además orientan.
• Música, con moderación. Una pieza suave que se active al abrir, nunca a todo volumen.
• Vuestra historia, corta. Cinco líneas con gracia valen más que una biografía.
• Pensada para el móvil. Casi todos la abrirán desde ahí; revisad que los botones de mapa y confirmación se vean sin buscar.

Si queréis ver opciones antes de decidir, el catálogo de diseños de webs de boda tiene una demo en vivo de cada uno. Y si buscáis un regalo para una pareja que se casa, también podéis regalarle la web con una tarjeta regalo.

Guías para cada paso

• Cuándo enviar el save the date y qué poner, con plazos para boda local y de destino.
• Confirmación de asistencia: fecha límite, preguntas y frases para quien no responde.
• Invitaciones de boda digitales o en papel: ventajas, costes y la opción mixta.
• Boda con invitados extranjeros: qué traducir y cómo organizar viajes y horarios.
• Cómo pedir dinero de regalo de boda con elegancia y sin riesgos.
• Seating plan y papelería del día: minuta, marcasitios, nombres de mesa y medidas para imprimir.
• Cómo organizar una boda: calendario mes a mes, con checklist imprimible de 12 meses.